PROO

Wzo­ro­wa lokal­na orga­ni­za­cja straż­ni­cza” to pro­jekt roz­wo­ju insty­tu­cjo­nal­ne­go Fun­da­cji Wol­no­ści. Jest finan­so­wa­ny ze środ­ków Pro­gra­mu Roz­wo­ju Orga­ni­za­cji Oby­wa­tel­skich na lata 2018–2030.

Okres reali­za­cji: 1 lip­ca 2019 do 31 grud­nia 2020

Źró­dło finan­so­wa­nia: Pro­gram Roz­wo­ju Orga­ni­za­cji Oby­wa­tel­skich

Kwo­ta dofi­nan­so­wa­nia: 199 450 zł

Cele:

1. Urzą­dze­nie i wypo­sa­że­nie biu­ra i sali szko­le­nio­wej.

2. Zakup dwóch kom­pu­te­rów sta­cjo­nar­nych z moni­to­rem, osprzę­to­wa­niem i opro­gra­mo­wa­niem.

3. Dostęp do szyb­kie­go bez­prze­wo­do­we­go inter­ne­tu.

4. Opra­co­wa­nie stra­te­gii wize­run­ko­wej i fun­dra­isin­go­wej.

5. Dzia­ła­nia fun­dra­isin­go­we.

6. Komu­ni­ka­cja i pro­mo­cja.

7. Wspar­cie dzia­łań misyj­nych.

8. Roz­wój wolon­ta­ria­tu i koor­dy­na­cja dzia­łań praw­nych.

9. Zwięk­sze­nie wpły­wu na oto­cze­nie lokal­ne.

Spra­woz­da­nie za rok 2019:

1. Po roze­zna­niu, zde­cy­do­wa­li­śmy się na wyna­jem loka­lu biu­ro­we­go o pow. 48 m², zlo­ka­li­zo­wa­ne­go w pry­wat­nej kamie­ni­cy przy dep­ta­ku, w ści­słym cen­trum Lubli­na i bar­dzo bli­sko ratu­sza (co waż­ne z uwa­gi na naszą dzia­łal­ność). Od koń­ca lip­ca roz­po­czę­li­śmy remont i dopo­sa­ża­nie biu­ra (loka­lu zaczę­li­śmy szu­kać jesz­cze przed ogło­sze­niem wyni­ków kon­kur­su). Biu­ro dzie­li się na dwa poko­je – pierw­szy słu­ży jako sala warsz­ta­to­wa i na spo­tka­nia, dru­gie jako pomiesz­cze­nie biu­ro­we. W loka­lu wyko­na­li­śmy nie­zbęd­ne remon­ty, w tym malo­wa­nie ścian, sufi­tów i para­pe­tów, demon­taż ścian­ki dzie­lą­cej pokój biu­ro­wy, mon­taż punk­tów świetl­nych (w tym wymia­na żaró­wek na ener­go­osz­częd­ne) oraz lam­py sufi­to­wej z wia­tra­kiem do sali warsz­ta­to­wej (na wypa­dek gorą­cych dni), prze­gląd gniaz­dek elek­trycz­nych, prze­rób­kę insta­la­cji elek­trycz­nej (zmniej­sze­nie mocy umow­nej, co wpły­nie na obni­że­nie rachun­ków za prąd), wymia­nę zam­ka w drzwiach do loka­lu, doro­bie­nie dodat­ko­wych kom­ple­tów klu­czy. Zain­sta­lo­wa­li­śmy czuj­nik ruchu.

Do sali warsz­ta­to­wej zaku­pi­li­śmy: czte­ry sto­ły skła­da­ne (co umoż­li­wia dowol­ne usta­wie­nie oraz zło­że­nie w razie potrze­by) oraz 12 krze­seł. Pokój biu­ro­wy został wypo­sa­żo­ny w sprzę­ty zaku­pio­ne z dota­cji: dwa biur­ka, dwa krze­sła, dwie lamp­ki biur­ko­we. W oknach zamon­to­wa­li­śmy role­ty. Do przed­po­ko­ju zaku­pi­li­śmy wykła­dzi­nę oraz szaf­kę a do anek­su kuchen­ne­go dwie szaf­ki wiszą­ce oraz okle­ili­śmy sta­re szaf­ki. W ramach zesta­wu cate­rin­go­we­go do orga­ni­za­cji szko­leń i spo­tkań zaku­pi­li­śmy: eks­pres do kawy (z prze­dłu­żo­ną gwa­ran­cją), zesta­wy naczyń, szkla­nek, fili­ża­nek, sztuć­ców, noży, dzban­ków, pojem­ni­ków oraz trzy ter­mo­sy kon­fe­ren­cyj­ne.

2. Po kon­sul­ta­cjach z eks­per­tem i dłu­gim poszu­ki­wa­niu, zde­cy­do­wa­li­śmy się na zakup dwóch kom­pu­te­rów sta­cjo­nar­nych, trzech moni­to­rów (dwa wyko­rzy­sty­wa­ne przez oso­bę zaj­mu­ją­cą się obrób­ką gra­fi­ki i mon­ta­żem fil­mów), a tak­że dwóch sound­ba­rów i sta­ty­wów. Te ostat­nie zapew­nią oszczęd­ność miej­sca (sound­ba­ry w odróż­nie­niu od gło­śni­ków moż­na pod­piąć do moni­to­ra, a dzię­ki sta­ty­wom moż­na przy­pić moni­tor do jed­nost­ki cen­tral­nej). Zaku­pio­ne kom­pu­te­ry zosta­ły wypo­sa­żo­ne w sys­tem ope­ra­cyj­ny Win­dows oraz­pro­gram biu­ro­wy.

3. Po spraw­dze­niu dostęp­no­ści ofert (do wybo­ry tyl­ko Lub­man lub Oran­ge), zde­cy­do­wa­li­śmy się na dostaw­cę z fir­my Oran­ge. W odróż­nie­niu od kon­ku­ren­cji nie ma limi­tu na pobie­ra­ne dane (co ma dla nas zna­cze­nie, bo z inter­ne­tu będzie korzy­stać rów­no­cze­śnie nawet do sze­ściu osób – pięć w biu­rze i jeden kom­pu­ter w sali warsz­ta­to­wej). Regu­lar­nie co mie­siąc opła­ca­li­śmy kosz­ty inter­ne­tu.

4. Wyko­naw­ców stra­te­gii szu­ka­li­śmy poprzez ogło­sze­nia w naszym BIPie i por­ta­lach spo­łecz­no­ścio­wych oraz wysył­ce zapy­tań do kil­ku firm. Spo­tka­li­śmy się z trze­ma poten­cjal­ny­mi wyko­naw­ca­mi.

Stra­te­gia wize­run­ko­wa: wybra­li­śmy fir­mę B&L Con­sul­ting, z uwa­gi na prze­sła­ną ofer­tę, doświad­cze­nie w pra­cy z orga­ni­za­cja­mi poza­rzą­do­wy­mi oraz na pozy­tyw­ne reko­men­da­cje kil­ku osób, któ­rych zapy­ta­li­śmy o opi­nię. Pro­ces two­rze­nia stra­te­gii: kil­ku­go­dzin­ne spo­tka­nie, celem usta­le­nia, jak będzie prze­bie­ga­ła pra­ca, poin­for­mo­wa­niu o potrzeb­nych danych do ana­li­zy oraz przed­sta­wie­nie naszych ocze­ki­wań. Fir­ma doko­na­ła audy­tu wize­run­ko­we­go, bazu­jąc na udo­stęp­nio­nych przez nas danych (spra­woz­da­nia, sta­ty­sty­ki gogle ana­ly­tics, face­bo­ok, youtu­be, twit­ter) oraz wła­snych narzę­dziach. Następ­nie odby­ły się trzy cało­dzien­ne
warsz­ta­ty z udzia­łem pra­cow­ni­ków i wolon­ta­riu­szy fun­da­cji (pla­no­wa­li­śmy wcze­śniej dwa, ale oka­za­ło się, że będzie potrzeb­ne dodat­ko­we spo­tka­nie). W cza­sie tych spo­tkań doko­na­li­śmy iden­ty­fi­ka­cji wize­run­ku fun­da­cji, uwspól­ni­li­śmy klu­czo­we wyzwa­nia (wize­run­ko­we, komu­ni­ka­cyj­ne, ale rów­nież finan­so­we i orga­ni­za­cyj­ne), zmie­rzy­li­śmy się z dyle­ma­ta­mi stra­te­gicz­ny­mi (jak roz­wią­zać pro­blem mocy prze­ro­bo­wych, któ­re trze­ba będzie zwięk­szyć, bo pra­cy będzie wię­cej, jeśli popra­wi­my nasza komu­ni­ka­cję; czy fun­da­cja powin­na być lide­rem
spo­łe­czeń­stwa oby­wa­tel­skie­go w Lubli­nie – czy budo­wać sieć współ­pra­cy; gdzie powin­ny być gra­ni­ce naszej dzia­łal­no­ści; jaki powin­ni­śmy mieć zasięg dzia­ła­nia – tyl­ko woje­wódz­two lubel­skie, sam Lublin, czy ska­la ogól­no­pol­ska?). Opra­co­wa­li­śmy nasze cele komu­ni­ka­cyj­ne, zde­fi­nio­wa­li­śmy gru­py odbior­ców naszej komu­ni­ka­cji. Następ­nie opra­co­wa­li­śmy klu­czo­we prze­ka­zy (z dobo­rem narzę­dzi, mediów i dzia­łań).

Stra­te­gia fun­dra­isin­go­wa: wybra­li­śmy do współ­pra­cy fir­mę INB Mar­ke­ting. Fir­ma nie ma doświad­cze­nia we współ­pra­cy z orga­ni­za­cja­mi poza­rzą­do­wy­mi, ale z suk­ce­sem świad­czy usłu­gi dla biz­ne­su, zwięk­sza­jąc sprze­daż. Ponad­to wła­ści­ciel fir­my udzie­la się w lokal­nych klu­bach biz­ne­su. W tym przy­pad­ku pra­ca wyglą­da­ła w ten spo­sób, że naj­pierw odby­ło się spo­tka­nie na któ­rym okre­ślo­no pro­ble­my, któ­re nale­ży roz­wią­zać oraz omó­wio­no zasa­dy współ­pra­cy (zawar­li­śmy umo­wę na piśmie). Następ­nie zebra­li­śmy dane dot. naszych finan­sów ale rów­nież mar­ke­tin­gu, któ­re prze­ka­za­li­śmy fir­mie. Następ­nie pod­czas cało­dzien­ne­go warsz­ta­tu pra­co­wa­li­śmy nad tym, jakie narzę­dzia sto­so­wać oraz jak popra­wić jakość dotych­czas pro­wa­dzo­nych dzia­łań. Oddziel­nie opra­co­wa­li­śmy cele fun­dra­isin­go­we na naj­bliż­sze trzy lata.

W opra­co­wa­niu oby­dwu stra­te­gii uczest­ni­czy­ło osiem osób ze stro­ny fun­da­cji (pre­zes, dwo­je pra­cow­ni­ków, współ­pra­cow­nik i czwo­ro naj­bar­dziej zaan­ga­żo­wa­nych wolon­ta­riu­szy lub dar­czyń­ców). Jed­nak nie każ­dy był na wszyst­kich spo­tka­niach. Z uwa­gi na ogra­ni­czo­ne środ­ki finan­so­we oraz suge­stie pra­cow­ni­ków, zre­zy­gno­wa­li­śmy z orga­ni­za­cji spo­tkań warsz­ta­to­wych poza mia­stem.

5. W ramach tego dzia­ła­nia sfi­nan­so­wa­li­śmy kosz­ty zatrud­nie­nia koor­dy­na­to­ra ds. roz­wo­ju i fun­dra­isin­gu (w okre­sie wrze­sień-gru­dzień) oraz wyko­na­li­śmy mate­ria­ły słu­żą­ce do dzia­łań fun­dra­isin­go­wych (ulot­ka 1%, ulot­ka zwy­kła, zakład­ka do książ­ki oraz magnes dla dar­czyń­ców, koper­ty z wła­snym nadru­kiem oraz zakup znacz­ków pocz­to­wych – w tym z logo­ty­pem fun­da­cji). Koor­dy­na­tor ds. roz­wo­ju i fun­dra­isin­gu przy­go­to­wał dane za lata 2014–2019 oraz uczest­ni­czył w opra­co­wa­niu stra­te­gii fun­dra­isin­go­wej. Opra­co­wał plan kam­pa­nii fun­dra­isin­go­wej oraz plan kam­pa­nii „1%” na rok 2020.

6. Ze środ­ków dota­cji sfi­nan­so­wa­li­śmy rocz­ne utrzy­ma­nie nasze­go hostin­gu oraz rocz­ny abo­na­ment za dome­nę kontraktdlalublina.pl (na stro­nie pro­wa­dzi­my moni­to­ring reali­za­cji obiet­nic wybor­czych pre­zy­den­ta Lubli­na). Dzię­ki dota­cji zatrud­ni­li­śmy (na umo­wy zle­ce­nia) dwie oso­by, któ­re zaj­mu­ją się komu­ni­ka­cją. Pierw­sza zaj­mu­je się mon­ta­żem fil­mów, dru­ga komu­ni­ka­cją (obsłu­ga kana­łów spo­łecz­no­ścio­wych, zało­że­nie i pro­wa­dze­nie kon­ta na Insta­gra­mie, zarzą­dza­nie płat­ny­mi rekla­ma­mi Google Ads i face­bo­ok), two­rze­nie i obrób­ka gra­fi­ki, wybór mate­ria­łów pro­mo­cyj­nych, udział w opra­co­wa­niu stra­te­gii wize­run­ko­wej.

W ramach mate­ria­łów pro­mo­cyj­nych przy­go­to­wa­li­śmy: lupę „patrzy­my wła­dzy na ręce” (tyl­ko koszt pro­jek­tu gra­ficz­ne­go, wyko­na­nie w for­mie daro­wi­zny rze­czo­wej), wizy­tów­ki, pocz­tów­ki (300 szt.), kub­ki z nadru­kiem (50 szt.) oraz tor­by baweł­nia­ne (100 szt.).

7. W ramach tego dzia­ła­nia sfi­nan­so­wa­li­śmy koszy zatrud­nie­nia koor­dy­na­to­ra biu­ra fun­da­cji w okre­siew­rze­sień-gru­dzień. Efekt jej pra­cy to 497 imien­nych wyni­ków gło­so­wań wadzo­nych na por­ta­lu lublin.mamprawowiedziec.pl oraz aktu­al­ne infor­ma­cje nt. rad­nych, skła­dów komi­sji, gło­so­wań. Zaj­mo­wa­ła się rów­nież obsłu­gą kore­spon­den­cji (ok. 70 przy­cho­dzą­cych oraz wysła­nych listów w tym okre­sie), zbie­ra­niem danych nt. pra­cy rad­nych i rad dziel­nic, orga­ni­zo­wa­niem spo­tkań.

8. Wra­mach tego dzia­ła­nia sfi­nan­so­wa­li­śmy zatrud­nie­nie koor­dy­na­to­ra ds. wolon­ta­ria­tu i dzia­łań praw­nych (w okre­sie wrze­sień-gru­dzień). W tym cza­sie mie­li­śmy trzy spra­wy sądo­we o dostęp do infor­ma­cji publicz­nej. We wszyst­kich przy­pad­kach sąd przy­znał nam rację. Kil­ka spraw jest w toku (zło­żo­ne skar­gi). Z fun­da­cją współ­pra­cu­je 4 wolon­ta­riu­szy. W minio­nym roku zor­ga­ni­zo­wa­li­śmy czte­ry spo­tka­nia inte­gra­cyj­ne. Kolej­no: wyj­ście na bow­ling (wrze­sień), wyj­ście do kina i na piz­zę (paź­dzier­nik), wej­ście do poko­ju zaga­dek (listo­pad) oraz spo­tka­nie wigi­lij­ne (gru­dzień). W 2019 roku ze środ­ków dota­cji sfi­nan­so­wa­li­śmy nastę­pu­ją­ce kosz­ty kur­sów i szko­leń: budo­wa­nie kam­pa­nii: Google Ads, Face­bo­ok (udział 1 oso­ba); opty­ma­li­za­cja kam­pa­nii Google Ads (2 oso­by); szko­le­nie z obsłu­gi pro­gra­mu Asa­na (4 oso­by) oraz rocz­ny dostęp do kur­sów obsłu­gi pro­gra­mów typu Offi­ce (dla 2 osób).

9. To dzia­ła­nie jako jedy­ne nie zosta­ło zre­ali­zo­wa­ne w pla­no­wa­nym wymia­rze. W okre­sie waka­cyj­nym uda­ło nam się zor­ga­ni­zo­wać jed­no spo­tka­nie, jed­nak udział wzię­ły w nim zale­d­wie czte­ry oso­by. Kolej­ne spo­tka­nie odby­ło się we wrze­śniu (udział 10 osób). Następ­ne w listo­pa­dzie i grud­niu, jed­nak zno­wu wzię­ło w nich udział mniej uczest­ni­ków niż pla­no­wa­li­śmy (po 5–7 osób). Trud­no było nam zna­leźć oso­bę, któ­ra pod­ję­ła­by się koor­dy­na­cji pra­cy gru­py. Z każ­de­go spo­tka­nia spo­rzą­dzi­li­śmy notat­ki. Uczest­ni­cy przy­zna­ją, że taka rada jest potrzeb­na.
Wska­zu­ją, że potrze­ba jest jasne­go i spre­cy­zo­wa­ne­go celu, któ­ry przy­cią­gnie wię­cej osób. Mógł­by nim być np. Kon­gres Miesz­kań­ców. Na kolej­nych, stycz­nio­wych spo­tka­niach, będzie­my nad tym jesz­cze dys­ku­to­wać.

Powie­rzo­ny­mi środ­ka­mi sta­ra­li­śmy się dys­po­no­wać gospo­dar­nie, mak­sy­ma­li­zu­jąc korzy­ści z otrzy­ma­nej dota­cji. Np. do prac remon­to­wych nie zatrud­nia­li­śmy żad­nych fachow­ców, wyko­nu­jąc je wła­sny­mi siła­mi i pra­cą wolon­ta­riu­szy (za wyjąt­kiem pra­cy elek­try­ka, co wyma­ga­ło szcze­gó­ło­wych kwa­li­fi­ka­cji).