Przede wszyst­kim nale­ży pamię­tać, że udo­stęp­nie­nie infor­ma­cji na wnio­sek wyni­ka z tego, że organ nie udo­stęp­nił jej w Biu­le­ty­nie Infor­ma­cji Publicz­nej czy Cen­tral­nym Repo­zy­to­rium. War­to też pamię­tać, że wnio­sko­wać może każ­dy – nie musisz być miesz­kań­cem danej gmi­ny by wnio­sko­wać w niej o infor­ma­cje publicz­ne. Pod­miot zobo­wią­za­ny nie ma tak­że pra­wa pytać kim jesteś. Nie zapo­mi­naj tak­że, że od oso­by wnio­sku­ją­cej o infor­ma­cje publicz­ną nie moż­na żądać wyka­za­nia dla­cze­go chce danej informacji.

War­to wie­dzieć tak­że, że tryb wnio­sko­wa­nia o infor­ma­cję publicz­ną jest uprosz­czo­ny i nie sto­su­je się do nie­go Kodek­su Postę­po­wa­nia Admi­ni­stra­cyj­ne­go*. Wła­śnie dla­te­go wnio­sko­wać o infor­ma­cję publicz­ną możesz w każ­dy spo­sób – ust­nie lub pisem­nie. Naj­prost­szą for­mą jest wysła­nie wnio­sku pocz­tą elek­tro­nicz­ną – nie jest tutaj wyma­ga­ny pod­pis elek­tro­nicz­ny! W związ­ku z uprosz­czo­ną pro­ce­du­rą prze­pi­sy nie prze­wi­du­ją tak­że żad­nej kon­kret­nej for­my wnio­sku. Wzór wnio­sku został przed­sta­wio­ny na koń­cu porad­ni­ka. Zachę­ca­my by z nie­go korzy­stać jed­nak nie jest on obo­wiąz­ko­wy. Wystar­cza­ją­cą tre­ścią wnio­sku są trzy elementy:
– cze­go żądamy,
– w jakiej formie,
– jak chce­my to otrzymać.

Wysy­ła­jąc e‑mail war­to w tytu­le wia­do­mo­ści wpi­sać „Wnio­sek o udo­stęp­nie­nie infor­ma­cji publicz­nej” co uła­twi urzęd­ni­kom kla­sy­fi­ka­cję nasze­go żądania.
Pamię­taj­my, że dla każ­de­go nasze­go wnio­sku powin­ni­śmy mieć dowód jego zło­że­nia na wypa­dek, gdy­by organ z róż­nych przy­czyn nie zre­ali­zo­wał nasze­go wnio­sku. W przy­pad­ku zło­że­nia tra­dy­cyj­ne­go, papie­ro­we­go wnio­sku powin­no to być potwier­dze­nie zło­że­nia, w przy­pad­ku e‑mail – wystar­czy wydruk z fol­de­ru wysła­nych wia­do­mo­ści. Pro­blem powsta­je w przy­pad­ku wnio­sku ust­ne­go stąd nie zachę­ca­my do tej for­my wnio­sko­wa­nia o infor­ma­cje publicz­ne (chy­ba, że urząd może nam udzie­lić odpo­wie­dzi na nasz wnio­sek nie­zwłocz­nie). Wysy­ła­jąc e‑mail może­my w jego tre­ści popro­sić o potwier­dze­nie otrzy­ma­nia naszej wia­do­mo­ści (lub użyć odpo­wied­niej funk­cji). W przy­pad­ku otrzy­ma­nia potwier­dze­nia będzie­my mieć pew­ność, że nasz wnio­sek dotarł. Nie­ste­ty w czę­ści urzę­dów wnio­ski o udo­stęp­nie­nie infor­ma­cji publicz­nej prze­sła­ne e‑mailem tra­fia­ją do nie­chcia­nej pocz­ty (spam).

Skła­da­jąc wnio­sek o infor­ma­cję publicz­ną oso­ba wnio­sku­ją­ca nie ma obo­wiąz­ku wie­dzieć czy wnio­sko­wa­ne infor­ma­cje publiczne:
– są infor­ma­cją publiczną,
– są infor­ma­cją przetworzoną,
– są w posia­da­niu organu,
– są udo­stęp­nio­ne w Biu­le­ty­nie Infor­ma­cji Publicznej,
– nie mogą być udo­stęp­nio­ne ze ze wzglę­du na okre­ślo­ne w usta­wach ochro­nę wol­no­ści i praw innych osób i pod­mio­tów gospo­dar­czych oraz ochro­nę porząd­ku publicz­ne­go, bez­pie­czeń­stwa lub waż­ne­go inte­re­su gospo­dar­cze­go państwa.