Po zło­że­niu wnio­sku urząd powi­nien zre­ali­zo­wać nasz wnio­sek nie­zwłocz­nie, jed­nak nie póź­niej niż w cią­gu 14 dni. Urząd ma kil­ka moż­li­wo­ści zre­ali­zo­wa­nia nasze­go wniosku:
– udo­stęp­nić infor­ma­cję publicz­ną zgod­nie z wnioskiem,
– wska­zać, iż nie może udo­stęp­nić infor­ma­cji publicz­nej zgod­nie z wnioskiem,
– wska­zać, iż nie może udo­stęp­nić infor­ma­cji publicz­nej w try­bie usta­wy o dostę­pie do infor­ma­cji publicznej,
– prze­dłu­żyć okres udo­stęp­nie­nia do 2 mie­się­cy od dnia zło­że­nia wniosku,
– poin­for­mo­wać, iż żąda­na infor­ma­cja nie jest infor­ma­cją publiczną,
– poin­for­mo­wać, iż nie jest w posia­da­niu okre­ślo­nej infor­ma­cji publicznej,
– wydać decy­zję o odmo­wie udo­stęp­nie­nia infor­ma­cji publicznej,
– pozo­sta­wać w bezczynności…

Udo­stęp­nie­nia infor­ma­cji publicz­nej zgod­nie z wnio­skiem jest sytu­acją naj­bar­dziej pożą­da­ną przez wnio­sku­ją­ce­go. Nale­ży jed­nak pamię­tać, że może­my zostać obcią­że­ni opła­tą za udo­stęp­nie­nie infor­ma­cji publicz­nej. Opła­ty te mogą być nali­czo­ne wyłącz­nie za koszt mate­ria­łów potrzeb­nych od udo­stęp­nie­nia nam infor­ma­cji publicz­nej w okre­ślo­nej przez nas for­mie – np. za kse­ro czy pły­ty CD. Staw­ki sto­so­wa­ne przez urząd powin­ny być nie wyż­sze niż staw­ki ryn­ko­we, ponie­waż opła­ta ta ma odzwier­cie­dlać wyłącz­nie ponie­sio­ne kosz­ty. Jeśli kosz­ty urzę­du są wyż­sze niż kosz­ty przed­się­bior­cy, któ­ry w cenę ma wli­czo­ny zysk ozna­cza to, że urząd jest nie­go­spo­dar­ny i nie moż­na nas obar­czać wyż­szy­mi kosz­ta­mi z tego wzglę­du. W żad­nym wypad­ku nie może­my być obcią­że­ni opła­ta­mi np. za czas pra­cy pra­cow­ni­ków, ponie­waż ich obo­wiąz­kiem jest udo­stęp­nia­nie infor­ma­cji publicz­nej. Naj­le­piej ilu­stru­je to przy­kład: wnio­sku­je­my o infor­ma­cje publicz­ne, któ­re zaj­mu­ją 50 stron: jeśli zawnio­sku­je­my o nie w for­mie kse­ro – urząd może nali­czyć opła­tę za kse­ro; nato­miast jeśli zawnio­sku­je­my o nie w for­mie ska­nów – urząd nie nali­czy opłat, ponie­waż do udo­stęp­nie­nia infor­ma­cji publicz­nej we wnio­sko­wa­nej przez nas for­mie nie zuży­je żad­nych mate­ria­łów (prąd czy amor­ty­za­cja urzą­dze­nia to jak w przy­pad­ku pra­cow­ni­ków nor­mal­ny koszt funk­cjo­no­wa­nia urzędu).

W przy­pad­ku, gdy pod­miot zobo­wią­za­ny będzie chciał obcią­żyć nas opła­tą za udo­stęp­nie­nie infor­ma­cji publicz­nej musi to zro­bić przed jej udo­stęp­nie­niem. Usta­wa o dostę­pie do infor­ma­cji publicz­nej w art. 15 ust. 2 prze­wi­du­je, że urząd ma nas poin­for­mo­wać o kosz­tach udo­stęp­nie­nia infor­ma­cji a dopie­ro po 14 dniach od poin­for­mo­wa­nia udo­stęp­nić ją nam chy­ba, że w tym cza­sie zmie­ni­my swój wnio­sek. Zmia­na wnio­sku może pole­gać na zmia­nie try­bu udo­stęp­nie­nia infor­ma­cji. Zobra­zuj­my to na powyż­szym przy­kła­dzie: zawnio­sko­wa­li­śmy o infor­ma­cję publicz­ną w for­mie kse­ro, urząd poin­for­mo­wał nas, że koszt udo­stęp­nie­nia 100 stron wynie­sie 10zł, w tym momen­cie zmie­nia­my nasz wnio­sek by udo­stęp­nić nam infor­ma­cje w for­mie ska­nów – urząd udo­stęp­nia nam infor­ma­cję bez opłat. W przy­pad­ku gdy nie zmie­ni­my wnio­sku pod­miot zobo­wią­za­ny ma obo­wią­zek udo­stęp­nić nam infor­ma­cję publicz­ną nawet jeśli w cią­gu 14 dni nie wnie­sie­my opła­ty. Udo­stęp­nie­nie infor­ma­cji publicz­nej dopie­ro pod warun­kiem uisz­cze­nia opła­ty jest nie­zgod­ne z pra­wem. W przy­pad­ku gdy urząd nali­cza nam opła­tę po udo­stęp­nie­niu infor­ma­cji publicz­nej jego dzia­ła­nia tak­że są bezprawne.

W sytu­acji, gdy urząd infor­mu­je nas, że nie może udo­stęp­nić infor­ma­cji publicz­nej zgod­nie z wnio­skiem (tzn. nie posia­da moż­li­wo­ści tech­nicz­nych by udo­stęp­nić infor­ma­cje w spo­sób i w for­mie przez nas wnio­sko­wa­nej) powi­nien nas poin­for­mo­wać o przy­czy­nach i zapro­po­no­wać inną for­mę udo­stęp­nie­nia. Jeśli w cią­gu 14 dni nie zmie­ni­my nasze­go wnio­sku postę­po­wa­nie takie uma­rza się. Przy­kła­dem takiej sytu­acji może być wnio­sek o udo­stęp­nie­nie infor­ma­cji publicz­nej w for­mie kse­ro for­ma­cie A3 na co urząd odpo­wia­da, że nie posia­da kse­ro A3 i może nam udo­stęp­nić infor­ma­cję jedy­nie w for­ma­cie A4.

W sytu­acji gdy urząd infor­mu­je nas, iż nie może udo­stęp­nić infor­ma­cji publicz­nej w try­bie usta­wy o dostę­pie do infor­ma­cji publicz­nej pozo­sta­je nam jedy­nie pono­wić wnio­sek we wła­ści­wym trybie.
W przy­pad­ku, gdy urząd prze­dłu­ży okres udo­stęp­nie­nia do 2 mie­się­cy pozo­sta­je nam cze­kać. W piśmie infor­mu­ją­cym o wydłu­że­niu ter­mi­nu pod­miot zobo­wią­za­ny ma obo­wią­zek podać przy­czy­ny opóź­nie­nia. Ter­min 2 mie­sięcz­ny liczy­my od dnia zło­że­nia wnio­sku (w przy­pad­ku e‑maila jest to chwi­la wysła­nia, bądź prze­sła­nia potwier­dze­nia, w przy­pad­ku listu data jego otrzy­ma­nia). Jeśli wnio­sek zło­ży­li­śmy 6 stycz­nia to dwu­mie­sięcz­ny ter­min upły­wa 6 marca.
W przy­pad­kach, gdy pod­miot zobo­wią­za­ny infor­mu­je nas, iż żąda­na infor­ma­cja nie jest infor­ma­cją publicz­ną lub iż nie jest w posia­da­niu okre­ślo­nej infor­ma­cji publicz­nej postę­po­wa­nie uwa­ża się za zakończone.

W sytu­acji gdy organ wyda­je decy­zję o odmo­wie udo­stęp­nie­nia infor­ma­cji publicz­nej otrzy­mu­je­my decy­zję admi­ni­stra­cyj­ną, z któ­rą może­my się zgo­dzić lub nie. W przy­pad­ku gdy nie zga­dza­my się z wyda­ną decy­zją może­my się od niej odwo­łać lub wnieść o ponow­ne roz­pa­trze­nie. O wła­ści­wym try­bie musi­my być poin­for­mo­wa­ni w poucze­niu. War­to wie­dzieć, że wyda­nie decy­zji odmow­nej jest jedy­ną sytu­acją, w któ­rej obo­wią­zu­ją prze­pi­sy Kodek­su Postę­po­wa­nia Admi­ni­stra­cyj­ne­go. Jako, że prze­pi­sy te wyma­ga­ją by każ­dy wnio­sek był pod­pi­sa­ny i zawie­rał adres wnio­sko­daw­cy przed wyda­niem decy­zji odmow­nej organ może popro­sić nas o uzu­peł­nie­nie nasze­go wnio­sku wysła­ne­go np. pocz­tą elek­tro­nicz­ną o pod­pis (bądź elek­tro­nicz­ny, bądź dostar­cze­nie odręcz­nie pod­pi­sa­ne­go wnio­sku) i adres do kore­spon­den­cji. W przy­pad­ku gdy nie zga­dza­my się z wyda­ną decy­zją naj­waż­niej­sze byśmy posia­da­li pra­wi­dło­wą decy­zję odmow­ną, tj. odno­szą­cą się do cało­ści nasze­go wnio­sku i zawie­ra­ją­cą poucze­nie. Bez poucze­nia nie może­my nic z taką decy­zją zrobić.

Co musi zawie­rać decy­zja odmow­na? Decy­zja odmow­na jako decy­zja admi­ni­stra­cyj­na musi zawie­rać ozna­cze­nie orga­nu admi­ni­stra­cji publicz­nej, datę wyda­nia, ozna­cze­nie stron, powo­ła­nie pod­sta­wy praw­nej, roz­strzy­gnię­cie, uza­sad­nie­nie fak­tycz­ne i praw­ne, poucze­nie, czy i w jakim try­bie słu­ży od niej odwo­ła­nie lub o moż­li­wość skar­gi do sądu admi­ni­stra­cyj­ne­go, pod­pis z poda­niem imie­nia i nazwi­ska oraz sta­no­wi­ska służ­bo­we­go oso­by upo­waż­nio­nej do wyda­nia decy­zji (lub bez­piecz­ny pod­pis elek­tro­nicz­ny w przy­pad­ku e‑dokumentu). Dodat­ko­wo prze­pi­sy Usta­wy o dostę­pie do infor­ma­cji publicz­nej wyma­ga­ją by decy­zja odmow­na zawie­ra­ła tak­że imio­na, nazwi­ska i funk­cje osób, któ­re zaję­ły sta­no­wi­sko w toku postę­po­wa­nia o udo­stęp­nie­nie infor­ma­cji, a w przy­pad­ku gdy odmo­wa nastę­pu­ję ze wzglę­du na pry­wat­ność oso­by fizycz­nej lub tajem­ni­cę przed­się­bior­cy tak­że ozna­cze­nie tych podmiotów.

Z sytu­acją pozo­sta­wa­nia w bez­czyn­no­ści mamy do czy­nie­nia w szcze­gól­no­ści w sytu­acji, gdy pod­miot zobo­wią­za­ny w cią­gu 14 dni od dnia zło­że­nia wnio­sku nie podej­mie żad­nych czyn­no­ści. Ponad­to z bez­czyn­no­ścią może­my mieć do czy­nie­nia, gdy urząd udo­stęp­ni nam infor­ma­cję publicz­ną czę­ścio­wo, nie taką o jaką wnio­sko­wa­li­śmy lub w innej for­mie. Tak­że twier­dze­nie orga­nu, że wnio­sko­wa­na przez nas infor­ma­cja publicz­na nie jest infor­ma­cją publicz­ną może być bez­czyn­no­ścią – w przy­pad­ku, gdy z prze­pi­sów pra­wa lub orze­czeń sądów wprost wyni­ka, iż infor­ma­cja ta jest infor­ma­cją publicz­ną. W przy­pad­ku bez­czyn­no­ści orga­nu przy­słu­gu­je nam skar­ga na bez­czyn­ność do wła­ści­we­go Woje­wódz­kie­go Sądu Administracyjnego…