Czy urząd może nagrywać posiedzenia komisji rady miasta? Rozwiewamy wątpliwości

Rada Mia­sta roz­pa­trzy pety­cję naszej fun­da­cji w spra­wie nagry­wa­nia, trans­mi­to­wa­nia i publi­ka­cji w BIP fil­mów z obrad komi­sji rady miast. W związ­ku z tym przy­go­to­wa­li­śmy dla rad­nych i wszyst­kich zain­te­re­so­wa­nych zesta­wie­nie naj­częst­szych wąt­pli­wo­ści oraz odpo­wie­dzi na nie.

1. Po co nagry­wać posie­dze­nia komisji ?

Na komi­sjach moż­na poznać mery­to­rycz­ne argu­men­ty, pyta­nia i odpo­wie­dzi. Nato­miast na sesjach czę­sto nie ma dys­ku­sji. Sam sekre­tarz mia­sta Lublin na posie­dze­niu komi­sji skarg, wnio­sków i pety­cji w dniu 13 mar­ca br. suge­ro­wał, że na posie­dze­niach komi­sji spra­wy są oma­wia­ne mery­to­rycz­nie i dogłęb­nie. Nagra­nie to też oka­zja do pro­mo­cji samo­rzą­du lokal­ne­go i pra­cy radnych. 

2. Urząd nie może trans­mi­to­wać posie­dzeń z powo­du prze­pi­sów o ochro­nie danych oso­bo­wych / RODO.

Zgod­nie z Art. 11b usg dzia­łal­ność orga­nów gmi­ny jest jaw­na. Ogra­ni­cze­nia jaw­no­ści mogą wyni­kać wyłącz­nie z ustaw. Jaw­ność dzia­ła­nia orga­nów gmi­ny obej­mu­je w szcze­gól­no­ści pra­wo oby­wa­te­li do wstę­pu na sesje rady gmi­ny i posie­dze­nia jej komisji. 

W art. 86 RODO okre­ślo­no rela­cję mię­dzy prze­twa­rza­niem danych oso­bo­wych a publicz­nym dostę­pem do doku­men­tów urzę­do­wych. Zgod­nie z ww. prze­pi­sem, jeże­li posia­da­ny przez organ doku­ment urzę­do­wy zawie­ra dane oso­bo­we, to mogą one zostać przez ten organ ujaw­nio­ne zgod­nie z pra­wem Unii lub pra­wem pań­stwa człon­kow­skie­go (dla pogo­dze­nia publicz­ne­go dostę­pu do doku­men­tów urzę­do­wych z pra­wem do ochro­ny danych osobowych).

Sądy admi­ni­stra­cyj­ne już kil­ku­krot­nie to potwier­dzi­ły – np. wyro­kiem WSA w Gdań­sku z dnia 14 sierp­nia 2018 r. o sygn. akt II SAB/Gd 62/18 (“Nie­wąt­pli­we jest bowiem, że prze­pi­sy tego roz­po­rzą­dze­nia nie wyłą­cza­ją sto­so­wa­nia prze­pi­sów u.d.i.p. te zaś reali­zu­ją obo­wią­zek ochro­ny danych oso­bo­wych poprzez ogra­ni­cze­nie wska­za­ne w art. 5 ust. 2”) oraz WSA w Bia­łym­sto­ku z dnia 4 paź­dzier­ni­ka 2018 r. o sygn. akt II SA/Bk 363/18.

W czerw­cu 2018 urząd mia­sta Wie­lu­nia wstrzy­mał trans­mi­sję sesji rady mia­sta z uwa­gi na wej­ście w życie prze­pi­sów RODO. “Jeże­li uczest­ni­czy­my czyn­nie w takich dzia­ła­niach, musi­my brać pod uwa­gę to, że może być nasz wize­ru­nek wyko­rzy­sty­wa­ny po to, żeby zapew­nić jaw­ność publicz­ną, w tym przy­pad­ku sesji rady miej­skiej” – sko­men­to­wał dla TVN24 dr Maciej Kawec­ki – koor­dy­na­tor kra­jo­wej refor­my ochro­ny danych w Mini­ster­stwie Cyfryzacji.

3. Żaden prze­pis pra­wa nie nakazuje/nie pozwa­la urzędowi/radzie na nagry­wa­nie komisji.

Pod­sta­wą takich trans­mi­sji jest art. 18 ust. 3 usta­wy o dostę­pie do infor­ma­cji publicznej:

“1. Posie­dze­nia kole­gial­nych orga­nów wła­dzy publicz­nej pocho­dzą­cych z powszech­nych wybo­rów są jaw­ne i dostępne.

2. Posie­dze­nia kole­gial­nych orga­nów pomoc­ni­czych orga­nów, o któ­rych mowa w ust. 1, są jaw­ne i dostęp­ne, o ile sta­no­wią tak prze­pi­sy ustaw albo akty wyda­ne na ich pod­sta­wie lub gdy organ pomoc­ni­czy tak postanowi.

3. Orga­ny, o któ­rych mowa w ust. 1 i 2, są obo­wią­za­ne zapew­nić loka­lo­we lub tech­nicz­ne środ­ki umoż­li­wia­ją­ce wyko­ny­wa­nie pra­wa, o któ­rym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 3. W mia­rę potrze­by zapew­nia się trans­mi­sję audio­wi­zu­al­ną lub tele­in­for­ma­tycz­ną z posie­dzeń orga­nów, o któ­rych mowa w ust. 1.

4. Ogra­ni­cze­nie dostę­pu do posie­dzeń orga­nów, o któ­rych mowa w ust. 1 i 2, z przy­czyn loka­lo­wych lub tech­nicz­nych nie może pro­wa­dzić do nie­uza­sad­nio­ne­go zapew­nie­nia dostę­pu tyl­ko wybra­nym pod­mio­tom.”

4. Komi­sje rady nie są “kole­gial­ny­mi orga­na­mi wła­dzy publicz­nej pocho­dzą­cy­mi z powszech­nych wyborów”.

Komi­sje nie są samo­ist­ny­mi orga­na­mi. Są orga­na­mi wewnętrz­ny­mi rady. Wbrew temu, co napi­sa­no w uza­sad­nie­niu do pro­jek­tu uchwa­ły, nie ma żad­nych “wybo­rów pośred­nich” do komi­sji. Nie da się zostać człon­kiem komi­sji, nie będąc rad­nym. Dla­te­go też wszyst­kie prze­pi­sy dot. rady gmi­ny, doty­czą też jej komi­sji (co wyni­ka z art. 11 usta­wy o samo­rzą­dzie gminnym).

5. Trans­mi­sje obrad będą kosztowne/szkoda na to pieniędzy.

Pew­ne kosz­ty są nie­zbęd­ne, bo tyl­ko w jed­nej z sal, gdzie odby­wa­ją się komi­sje, są zain­sta­lo­wa­ne kame­ry. Koszt zaku­pu 2–3 kamer dobrej jako­ści to ok. 10 tys. zł. Nato­miast zda­niem Sekre­ta­rza mia­sta Lublin, . Sama trans­mi­sja onli­ne nie wywo­ła żad­nych kosz­tów, bo urząd ma zawar­tą kom­plek­so­wą umo­wę na świad­cze­nie usług trans­mi­sji onli­ne, co kosz­tu­je 25 tys. zł. rocz­nie. Odno­sząc się do kosz­tów pra­cy war­to zwró­cić uwa­gę, że nagra­nie zwol­ni pra­cow­ni­ków biu­ra rady z obo­wiąz­ku spo­rzą­dza­nia pro­to­ko­łu (dodat­ko­we oszczędności!).

6. Mało osób będzie oglą­dać obra­dy komisji.

Posie­dze­nia rady mia­sta trans­mi­to­wa­ne onli­ne przez urząd oglą­da do 300 osób. Trud­no oce­nić, ile osób będzie oglą­dać posie­dze­nia komi­sji (np. posie­dze­nie komi­sji skarg, wnio­sków i pety­cji z 13 mar­ca br. na kana­le Fun­da­cji Wol­no­ści w ser­wi­sie youtu­be obej­rza­ło 57 osób), nawet jeśli będzie to nie­wiel­ka licz­ba osób, to nie nale­ży lek­ce­wa­żyć war­to­ści zar­chi­wi­zo­wa­nych fil­mów (któ­re lepiej odda­ją prze­bieg obrad niż naj­dłuż­szy pro­to­kół). War­to dodać, że komi­sje obra­du­ją w godzi­nach pra­cy a cza­sem w tym samym cza­sie obra­du­ją dwie komisje.

7. Na komi­sjach roz­ma­wia się o spra­wach poufnych.

I tak każ­dy może słu­chać i nagry­wać prze­bieg komi­sji. Ile razy zda­rzy­ło się, że utaj­nio­no posie­dze­nie komi­sji z powo­du taj­no­ści oma­wia­nych spraw?

8. Urząd nie może opu­bli­ko­wać fil­mu na face­bo­oku, bo jego ser­we­ry znaj­du­ją się poza Euro­pej­skim Obsza­rem Gospodarczym.

Nie­praw­da. Już teraz fil­my z obrad rady mia­sta są publi­ko­wa­ne na pro­fi­lu Rady Mia­sta na face­bo­oku. Na pro­fi­lu opu­bli­ko­wa­no też zdję­cia, na któ­rych wyraź­nie widać wize­ru­nek miesz­kań­ców, nie peł­nią­cych funk­cji publicz­nych (w tym dzie­ci). Sko­ro nie ma pro­ble­mu z opu­bli­ko­wa­niem lin­ku do fil­mu z sesji oraz zdjęć miesz­kań­ców to nie powin­no być pro­ble­mu z lin­kiem do fil­mu z komisji.

9. Urząd nie ma pra­wa do prze­twa­rza­nia danych oso­bo­wych osób obec­nych na komisjach.

Nie­praw­da. Argu­men­ty przed­sta­wi­li­śmy powy­żej. Co wię­cej, już teraz urząd mia­sta Lublin prze­twa­rza te dane, bo na każ­dej komi­sji jest włą­czo­ny dyk­ta­fon, któ­ry słu­ży do spo­rzą­dze­nia pro­to­ko­łu przez pra­cow­ni­ka biu­ra rady miasta.